Wiadomość została wysłana pomyślnie
Trwa wysyłanie wiadomości

LTD od A do Z 

SPIS TREŚCI:

Wstęp

Rodzaje działalności w UK

Rejestracja Spółki LTD

Pracownicy w firmie

Zwolnienia podatkowe

Druki, karty, formularze

Konto w banku

Rejestracja do VAT

Podatki i ubezpieczenia

Prowadzenie działalności

Współpraca z biurem rachunkowym

 

Wstęp

W odpowiedzi na zapotrzebowanie naszych Klientów, Biuro Rachunkowe Ducers postanowiło przygotować ten przewodnik, który przystępnym językiem opisze Państwu wszelkie aspekty związane z działalnością w UK, począwszy od rejestracji firmy, przez jej prowadzenie i prawidłowe rozliczenie.

Przepisy prawa w UK, podobnie jak i przepisy podatkowe, są bardzo przyjazne i zwykle nikomu nie sprawiają kłopotu, biorąc jednak pod uwagę, że naszymi Klientami są głównie osoby, które nigdy wcześniej nie prowadziły działalności, uważamy za stosowne, aby przedstawić Państwu podstawowe informacje związane z prowadzeniem działalności na terenie Wielkiej Brytanii.

Nasz przewodnik oczywiście nie jest w stanie w sposób wyczerpujący odpowiedzieć na wszystkie pytania, ponieważ temat, który opisuje jest niezwykle szeroki i zróżnicowany.

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z pozostałymi materiałami na naszej stronie internetowej w zakładce baza danych (http://www.ducers.pl/oferta/baza.html). Jesteśmy przekonani, że informacje zawarte w naszych publikacjach sprawią, że prowadzenie firmy w UK będzie dla Państwa przyjemnością.

Oczywiście każda osoba, która będzie czytała ten przewodnik, ma inny zasób wiedzy. Państwo wiedzą jakie informacje są dla Was niezbędne, my często niektóre rzeczy traktujemy jako oczywiste, choć dla części z Państwa mogą one być zupełną nowością. Zachęcamy do zadawania nam pytań, dzięki którym my będziemy mogli rozwijać nasz przewodnik a Państwo posiądą nową wiedzę.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdą Państwo pod adresem http://www.ducers.pl/oferta/baza/najczestsze-pytania-faq.htm

Życzymy miłej lektury.

 

Rodzaje działalności w UK

Osoba, która decyduje się na otworzenie firmy w Wielkiej Brytanii, ma do wyboru kilka form jej prowadzenia. Podobnie jak w Polsce, mamy do dyspozycji działalność jednoosobową, spółki osobowe, spółkę z o. o. (LTD) oraz spółkę akcyjną.

W Polsce najpopularniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest tzw. jednoosobowa pozarolnicza działalność gospodarcza, natomiast w Wielkiej Brytanii przedsiębiorcy najczęściej wybierają prowadzenie działalności w formie Spółki LTD (odpowiednik naszej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).

Spółki tego typu mają wiele zalet. Poniżej przedstawiamy kilka z nich:

- wymagana tylko jedna osoba (dyrektor może być jednocześnie udziałowcem)

- szybka rejestracja

- prestiżowa forma prowadzenia działalności uznawana na całym świecie

- minimalny kapitał to 1 funt

- odpowiedzialność jest ograniczona do wysokości kapitału

- dyrektor może zarządzać firmą bez wynagrodzenia

- dyrektor może być pracownikiem firmy

- każdy pracownik ma 11 000 funtów przychodu zwolnione z podatku

- majątek spółki jest wolny od egzekucji komorniczej za zobowiązania dyrektora / udziałowca

Korzyści jest oczywiście więcej i właśnie dlatego tak wiele osób, decydujących się rozpocząć swoją przygodę z biznesem w UK, wybiera Spółkę LTD, która daje znacznie więcej możliwości i zapewnia o wiele większe bezpieczeństwo od zwykłej działalności gospodarczej czyli tzw. Self Employed.

Przeniesienie firmy do UK

Bardzo często spotykamy się z pytaniami, czy np. prowadząc w Polsce sklep, można przenieść firmę do UK i jako brytyjska firma prowadzić w Polsce sklep, a rozliczać się w Anglii.

Niestety jest to niemożliwe. W UK może się rozliczać firma, która prowadzi tam działalność. Angielska firma może oczywiście sprzedawać swoje usługi i towary klientom w innych krajach (również w Polsce) i rozliczać się z podatku w UK, ale nie może prowadzić fizycznej działalności w innych krajach, ponieważ powstaje wtedy w nich tzw. „zakład” (zakład powstaje, gdy firma w innym kraju posiada biura, lokale, siedzibę zarządu itp…). Cała lista jest określona w art. 5 Umowy o Unikaniu Podwójnego Opodatkowania, którą znajdą Państwo pod adresem http://www.ducers.pl/umowa-o-unikaniu-podwojnego-opodatkowania-z-wielka-brytania.html oraz poniżej w punkcie „podatki i ubezpieczenia”.

 

Rejestracja Spółki LTD

Gdy podjęli już Państwo decyzję o rejestracji firmy w UK, kolejnym ważnym krokiem będzie podjęcie decyzji, czy zakładać spółkę od podstaw czy też kupić już istniejącą tzw. „gotową spółkę”. Bez względu na to, którą opcję Państwo wybiorą, cena będzie taka sama. Różnica jest jedynie w czasie, który będzie potrzebny do rozpoczęcia działalności. Dla przykładu: Gotowa spółka może rozpocząć działalność w 24-48 godzin. Spółka zakładana „od zera” może rozpocząć działalność w zależności od sytuacji w ciągu miesiąca lub kilku miesięcy (dotyczy to głównie zatrudnienie pracowników)

Co to jest gotowa spółka LTD?

Gotowe spółki LTD to firmy, które zakłada nasze biuro rachunkowe. Posiadają wszystkie wymagane wpisy urzędowe i nigdy nie prowadziły działalności. W każdej chwili mogą być również zarejestrowane do VAT. Państwo kupując gotową spółkę, mogą dokonać zmiany jej nazwy, kapitału założycielskiego oraz określić wszelkie jej parametry oraz strukturę właścicielską.

UWAGA: Nasze biuro rachunkowe nie skupuje firm, które prowadziły uprzednio działalność. Każda sprzedawana spółka posiada czystą historię i nigdy nie prowadziła żadnej działalności gospodarczej.

Dlaczego zakładamy a następnie sprzedajemy gotowe firmy?

Odpowiedź jest prosta. Chodzi o czas. Zakładając spółkę, rejestrujemy ją w urzędach i występujemy o numer pracodawcy. Dzięki temu Klient, który dokona zakupu takiej spółki, będzie mógł w pełni rozpocząć działalność po ok. 24-48 godzinach od zakupu.

Alternatywą jest oczywiście rejestracja spółki od podstaw. Istotne jest jednak, aby dyrektor, który zakłada spółkę „od zera”,  posiadał numer NIN. Jeśli dyrektor nie posiada numeru NIN, aby zarejestrować spółkę, konieczne będzie uprzednie wyrobienie przez niego tego numeru. 

W przypadku zakupu gotowej spółki dyrektor nie musi do razu posiadać numeru NIN i firma może zacząć działalność. Oczywiście dyrektor i wszyscy pracownicy firmy powinni wyrobić numer NIN bez zbędnej zwłoki.

Bez względu na to, którą opcję Państwo wybiorą, gwarantujemy, że cena będzie taka sama. Różnicą będzie jedynie czas w jakim spółka może rozpocząć działalność.

Wszystko co trzeba zrobić, aby rozpocząć rejestrację spółki lub zakup gotowej to wypełnienie formularza w formie elektronicznej, który znajduje się na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/kup-firme.html

 

Pracownicy w firmie

Państwa firma jest już gotowa do działania. Być może pojawiła się już lub pojawi się wkrótce konieczność zatrudnienia pracowników. Być może dyrektor spółki będzie również pracownikiem (dyrektor może wykonywać swoje obowiązki bez wynagrodzenia. Jeśli pobiera wynagrodzenie staje się normalnym pracownikiem i dotyczą go wszystkie prawa i obowiązki pracownicze). Aby zatrudnić pracownika, należy zgłosić ten fakt do naszego biura rachunkowego. Prześlemy Państwu listę informacji, które będą nam potrzebne aby dokonać rejestracji pracownika w urzędzie. Należy pamiętać o zgłaszaniu nam wszelkich zmian, które dotyczą pracowników (firmy oczywiście również) w szczególności informacji o zwolnieniach, urlopach, formie wypłaty (gotówka / przelew) uzyskaniu numeru NIN, wysokości wynagrodzenia, zmianie danych adresowych itp…

Funkcjonuje zasada, że jeśli np. podano wynagrodzenie pracownika w jednym miesiącu w określonej wysokości, to nasze biuro, w przypadku braku nowych informacji odnośnie stawek przez kolejne miesiące, będzie przygotowywać i wysyłać do urzędu dokumenty rozliczeniowe wynagrodzenia w oparciu o ostatnie znane nam parametry. Jeśli więc pracownik ma mieć zmienną wysokość wynagrodzenia lub w niektórych miesiącach np. dyrektor nie pobiera wynagrodzenia, należy ten fakt zgłaszać nam najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca, którego rozliczenie dotyczy.

Uwaga: Klienci korzystający z Pakietu Premium mają zapewnioną bezpłatną obsługę księgowo-rozliczeniową jednego pracownika (dotyczy również dyrektora będącego pracownikiem). Zatrudnienie każdego dodatkowego pracownika wiąże się z opłata określoną w cenniku.

Pracownicy wykonujący pracę w na terenie UK rozliczają się w UK. Jeśli firma zatrudnia pracowników w innych krajach, należy fakt ich zatrudnienia zgłosić we właściwym urzędzie kraju zatrudnienia. W takim przypadku pracownicy rozliczają się we własnym zakresie i podlegają pod przepisy kraju, w którym wykonują pracę. Oczywiście, po spełnieniu pewnych warunków, istnieje możliwość oddelegowania pracownika mieszkającego i pracującego w UK do pracy w innym kraju przy jednoczesnym zachowaniu podlegania pod brytyjskie przepisy (delegacja posiada jednak ramy czasowe).

Z wyłączeniem delegacji, generalna zasada mówi, że, aby podlegać pod brytyjskie ustawodawstwo (podatki i ubezpieczenie), praca musi być wykonywana na terenie UK. Ten fakt jest również istotny jeśli pracownik jest dyrektorem spółki, ponieważ poza pracą dochodzi kwestia tego, gdzie sprawuje się zarząd nad spółką (art. 5 Umowy o Unikaniu Podwójnego Opodatkowania mówi, że jeśli poza UK znajduje się siedziba zarządu spółki, miejsce gdzie faktycznie zarzadza się spółką, to może powstać tzw. „zakład” tej firmy w kraju siedziby zarządu). Powstanie zakładu powoduje natomiast obowiązek rozliczania podatku w kraju, w którym powstał zakład w części, którą temu zakładowi można przypisać.

Pracownicy muszą zarabiać przynajmniej minimalną stawkę godzinową określoną w danym roku. Wszelkie składki na ubezpieczenie oraz podatki od wynagrodzeń pracowników płaci za nich firma do właściwego urzędu. Biuro Rachunkowe Ducers co miesiąc przygotowuje dla pracowników dokumentację płacową, która jest również zgłaszana w urzędzie. W sytuacji gdy pojawia się konieczność zapłaty podatku lub składek na ubezpieczenie, informacja taka zostanie ujęta w wiadomości email, w której będą dokumenty płacowe za dany miesiąc. W wiadomości tej będzie również informacja, gdzie i w jaki sposób należy zapłacić owe daniny. 

Należy pamiętać, że po wysłaniu raportu do urzędu nie ma możliwości dokonania jego korekty dlatego tak istotne jest aby wszelkie zmiany dotyczace wynagrodzeń zgłaszać do księgowości przed wysłaniem raportu ( do ostatniego dnia miesiąca, którego wyngrodzenie dotyczy )

Urlopy

Ilość urlopu określona jest zazwyczaj w umowie o pracę. Prawnie pracownikowi przysługuje minimum 5,6 tygodnia urlopu, co może obejmować również niektóre święta państwowe. Pracodawca może jednak oferować dodatkowe dni wolne.

 

Aby obliczyć przysługującą pracownikowi ilość dni urlopu, należy pomnożyć ilość dni pracy w tygodniu przez 5,6. Na przykład, jeśli dana osoba pracuje 5 dni w tygodniu, przysługuje jej 28 dni urlopu na rok: 5 dni x 5,6 tygodnia = 28 dni. Bez względu na to w jakim pracuje systemie długość urlopu, nie może przekroczyć 28 dni. Dlatego jeśli pracownik pracuje 6 dni w tygodniu nadal ustawowo przysługuje mu urlop długości 28 dni. Warto pamiętać, że święta bankowe i publiczne mogą zostać wliczone do przysługujących pracownikowi dni urlopu.

 

Pracownikowi przysługuje 5.6 tygodnia urlopu, nawet jeśli pracuje tylko na część etatu tj. 5,6 jego tygodnia pracy. Dla przykładu, jeśli pracuje dwa dni w tygodniu, wówczas przysługuje mu 11.2 dnia urlopu na rok: 2 dni x 5,6 tygodnia = 11,2 dnia. Pracodawca powinien traktować takiego pracownika na równi z osobami pracującymi na pełny etat. Oznacza to, że jeśli osoby pracujące na pełny etat otrzymują dodatkowe dni wolne, pracownik na część etatu również powinien otrzymać dodatkowy urlop.

 

System naliczania proporcjonalnego

Pracodawca może zastosować system naliczania proporcjonalnego, aby obliczyć przysługujący pracownikowi urlop w pierwszym roku pracy. W ramach tego systemu, pracownik dostaje jedną dwunastą urlopu w każdym miesiącu. Tak więc w trzecim miesiącu będzie mieć prawo do jednej czwartej całego urlopu, np. 7 dni z 28 dla 5-dniowego tygodnia pracy.

 

Obecnie jest 8 stałych świąt bankowych i publicznych obowiązujących w Anglii.

 

Święta w UK – 2016

1 stycznia /piątek/

25 marca /piątek/

28 marca /poniedziałek/

2 maja /poniedziałek/

30 maja /poniedziałek/

29 sierpnia /poniedziałek/

26 grudnia /poniedziałek/

27 grudnia /wtorek/

 

Święta w UK – 2017

2 stycznia /poniedziałek/

14 kwietnia /piątek/

17 kwietnia /poniedziałek/

1 maja /poniedziałek/

29 maja /poniedziałek/

28 sierpnia /poniedziałek/

25 grudnia /poniedziałek/

26 grudnia /wtorek/

Chorobowe

Pracownicy mogą się kwalifikować do otrzymywania 'chorobowego', ktore wynosi 88,45 GBP za tydzien aż do 28 tygodni.
Chorobowe jest wypłacane, kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu co najmniej 4 dni z rzędu (wliczajac w to dni wolne od pracy). Chorobowe płaci sie od 4. dnia.

Aby się kwalifikować do otrzymywania chorobowego, pracownik musi:
- mieć umowę o pracę
- wykonywać już pracę zgodnie z powyższą umową
- chorować przez co najmniej 4 dni z rzędu (wliczajac w to dni wolne od pracy)
- zarabiać minimum 112 GBP tygodniowo
- uprzedzić pracodawcę o swojej nieobecności
- przekazać dokument medyczny, potwierdzający swoją chorobę (jeśli choruje dłużej niż 7 dni)

Emerytura

Aby otrzymać jakąkolwiek emeryturę z UK należy mieć przepracowane minimum 10 lat. Pełną emeryturę może otrzymać osoba, która przepracowała conajmniej 35 lat. Osoby, które przepracowały więcej niż 10 lat ale mniej niż 35 otrzymają proporcjonalną część emerytury. Przykład: pracownik przepracował 15 lat a więc otrzyma 15/35 podstawowej emerytury. 

Uwaga: Aby rok traktowany był jako składkowy należy odprowadzć składki (  wynagrodzenie pracownika w roku podatkowym musi być wyższe niż próg zwolnienia, który w roku podatkowym 2016 / 2017 wynosi 8060 GBP )

Więcej informacji na temat Nowej Emerytury Państwowej znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/emerytura-brytyjska/nowa-emerytura-panstwowa.html

Zwolnienia podatkowe

W UK spółka LTD nie posiada bezpośrednich kwot zwolnienia z podatku. Zwolnienia tego typu przysługują jedynie pracownikom i pośrednio przekładają się na spółkę (pracownik ma zwolnienie z podatku, a ponieważ pensja pracownika jest kosztem firmy, to firma od kwoty wynagrodzenia pracownika nie płaci podatku, więc pośrednio zyskuje zwolnienie, bez konieczności płacenia danin od wynagrodzenia).

Pracownicy dysponują dwoma rodzajami zwolnień: zwolnienie ze składek na ubezpieczenie i zwolnienie podatkowe.

Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie wynosi w roku podatkowym 2016 / 2017 8060 GBP rocznie. Oznacza to, że składki na ubezpieczenie płaci się dopiero od kwoty powyżej 8060 GBP.

Zwolnienie z podatku wynosi natomiast 11 000 GBP. Podatek płaci się dopiero, gdy pracownik w roku podatkowym zarobił powyżej 11 000 GBP.

Aktualne wskaźniki wysokości zwolnień w danym roku podatkowym znajdą Państwo na stronie: http://www.ducers.pl/aktualne-wskazniki-uk-anglia.html

Uwaga: Tak jak pisaliśmy, składki na ubezpieczenie płaci się dopiero od nadwyżki powyżej 8060 GBP 2016 / 2017. Ubezpieczenie zdrowotne posiada każdy pracownik, nawet jeśli jego wynagrodzenie nie przekroczyło kwoty zwolnionej. Istotny jest jednak fakt, że zgodnie z zapisami tzw. „ Nowej Emerytury Państwowej” rok jest traktowany jako składkowy do emerytury jeśli wynagrodzenie pracownika generuje składki na ubezpieczenie. Oznacza to, że rok uważany jest za składkowy, jeśli wynagrodzenie pracownika było wyższe od kwoty zwolnionej. Oczywiste jest, że jeżeli wynagrodzenie jest niższe od progu zwolnienia, to kwota wolna pokrywa się z kwotą wynagrodzenia.

Więcej informacji na temat Nowej Emerytury Państwowej znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/emerytura-brytyjska/nowa-emerytura-panstwowa.html

 

Druki, karty, formularze

Poniżej opiszemy dodatkowe druki, karty, formularze i certyfikaty, o które wnioskują Klienci korzystający z usług naszego biura rachunkowego:

Druk S1 – jest to druk stosowany do zapewnienia opieki medycznej np. rodzinie pracownika wykonującego pracę w UK, która na stałe zamieszkuje w innym kraju członkowskim UE. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Często urząd zadaje dodatkowe pytania w związku z wnioskiem o S1. Decyzja o wydaniu druku należy do urzędu. Minimalny czas oczekiwania to kilka tygodni, może jednak się wydłużyć w sytuacji, gdy urząd zada dodatkowe pytania w związku z koniecznością przygotowania i odesłania odpowiedzi. W skrajnych przypadkach urząd może odmówić wydania druku S1 np. w sytuacji gdy prześle pytania i nie otrzyma na nie odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub uzna je za niewystarczające.

Więcej informacji na temat Druku S1 znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/formularz-s1-i-s2.html

Druk S2 – jest to druk dla osób ubezpieczonej w UK, która planuje leczenie w innym Państwie UE lub jest w trakcie leczenia albo po jego zakończeniu. Zgłaszający się do nas Klienci najczęściej występują o ten druk w celu otrzymania refundacji za świadczenia medyczne, z których korzystali w innym kraju UE. Do wniosku załącza się tłumaczenia dokumentacji medycznej. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Procedura wyrabiania jest podobna jak ta opisana przy Druku S1.

Więcej informacji na temat Druku S2 znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/formularz-s1-i-s2.html

Karta  EHIC – jest to karta zapewniająca opiekę medyczną w sytuacjach gdy osoba ubezpieczona w UK przebywa w innym kraju i musi skorzystać z pomocy medycznej. Karta zapewnia opiekę medyczną we wszystkich krajach UE (poza UK) oraz krajach EOG na zasadach obowiązujących ubezpieczonych w danym kraju. O kartę  EHIC mogą się starać jedynie osoby posiadające numer NIN. Zwykle jest wydawana do 2 tygodni. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta.

Certyfikat rezydencji podatkowej osoby fizycznej – jest to dokument, który potwierdza, że dana osoba fizyczna jest rezydentem podatkowym w UK i posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w tym kraju. Rezydentem UK może zostać osoba, która w ciągu 12 miesięcy przebywa w UK powyżej 183 dni lub posiada w UK ośrodek interesów życiowych. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Procedura wyrabiania jest podobna jak ta opisana przy Druku S1.

Certyfikat rezydencji podatkowej firmy – podobnie jak certyfikat rezydencji osoby fizycznej dokument ten potwierdza, że dana firma jest rezydentem podatkowym w UK. O  taki dokument firma może zostać poproszona przez kontrahentów spoza UK, w sytuacji gdy firma sprzedaje im swoje usługi lub towary. Firma spoza UK, która nabywa np. usługę od firmy z UK, powinna poprosić o taki certyfikat, aby mieć pewność, że nie będzie musiała od takiej transakcji pobrać tzw. „podatku u źródła”. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Procedura wyrabiania jest podobna jak ta opisana przy Druku S1.

Benefity ( zasiłki ) – są to różnego rodzaju zapomogi oferowane przez państwo osobom, które znalazły się w sytuacji uprawniającej do ich otrzymania. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Procedura wyrabiania jest podobna jak ta opisana przy Druku S1.

Więcej informacji na temat benefitów znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/benefity-zasilki/zasilek-na-dziecko.html

Druk A1 – jest to druk potwierdzający podleganie pod ustawodawstwo brytyjskie. O druk mogą wnioskować osoby posiadające numer NIN. W przypadku nieposiadania numeru NIN urząd często odrzuca aplikacje. W ostatnich latach HMRC zdecydowanie zaostrzył kryteria otrzymania tego druku. W przypadku prawie każdej aplikacji urząd zadaje szereg dodatkowych pytań. Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek na prośbę Klienta. Procedura wyrabiania jest podobna jak ta opisana przy Druku S1, jednak czas oczekiwania może być dłuższy. Minimalny czas oczekiwania na druk to 76 dni roboczych. Niestety urząd bardzo często odmawia wydania druku, dlatego tak ważne jest prawidłowe sporządzenie wniosku i udzielenie w terminie odpowiedzi na zadane pytania. W niektórych przypadkach możliwe jest ustalenie tymczasowego ustawodawstwa UK przez inne państwo członkowskie UE. W takim przypadku to drugie Państwo potwierdza je we własnym zakresie.

Więcej informacji na temat Druku A1 znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/druk-a1-formularz-a1-form.html

Numer NIN – jest to numer wydawany przez urząd służący do rozliczeń podatkowo-ubezpieczeniowych. Aby otrzymać numer NIN, należy umówić się na spotkanie w Job Centre Plus a następnie udać się na nie w wyznaczonym miejscu i terminie. Urząd zawsze wyznacza spotkanie w JCP najbliższym miejscu zamieszkania. Do urzędu należy zabrać numer referencyjny spotkania, dowód osobisty lub paszport oraz ostatnie payslipy i umowę o pracę, jeśli już się je posiada. Czasami urząd przysyła list z dodatkową listą dokumentów, które należy zabrać. Spotkanie zwykle nie trwa dłużej niż 30 minut. W trakcie jego trwania urzędnik kseruje dostarczone dokumenty oraz zadaje pytania związane z pobytem w UK, planami na przyszłość, dotyczące miejsca zamieszania, pracy, częstości opuszczania UK lub działalności gospodarczej, jeśli się taką prowadzi. Biuro rachunkowe umawia spotkanie w JCP na prośbę Klienta (zawsze w asyście tłumacza j. angielskiego). Tłumaczenie organizuje JCP w miarę aktualnych możliwości, dlatego sporadycznie może się zdarzyć, że urząd tłumacza nie zapewni. W takim przypadku, jeśli Klient nie mówi po angielsku, urzędnik zwykle ogranicza się podczas spotkania jedynie do skserowania dokumentów i spotkanie się kończy. Klient, któremu umawiamy spotkanie, otrzymuje od nas datę i godzinę spotkania, adres JCP i numer referencyjny, który należy zabrać do urzędu. Po spotkaniu numer NIN zwykle jest wydawany do 4 – 6 tygodni.

Uwagi:

- Numer NIN powinien być wyrobiony w możliwie krótkim czasie po przybyciu do UK / rozpoczęciu pracy / rozpoczęciu prowadzenia działalności w UK, ponieważ jest on potrzebny do wielu czynności np. skorzystania ze służby zdrowia

- Wyrabianie numeru NIN po długim czasie od rozpoczęcia pracy / prowadzenia działalności może skutkować odmową jego wydania.

- Często odmowa wydania numeru NIN jest następstwem przekładania terminów umówionych spotkań / ich odwoływania lub niestawienia się w JCP na umówione spotkanie.

Więcej informacji na temat numeru NIN znajdą Państwo na naszej stronie pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/nin/aplikowanie-o-numer-nin.html

 

Konto w banku

Gdy firma jest już gotowa do działania prawdopodobnie okaże się, że niezbędne będzie założenie konta, aby móc przyjmować zapłatę od kontrahentów oraz regulować zobowiązania firmy. Oczywiście można sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez konta jednak przyjmowanie wpłat w gotówce i regulowanie w ten sposób zobowiązań jest uciążliwe i mało popularne. Skupimy się zatem na otwieraniu konta w banku. Wymogi są podobne w przypadku otwierania konta dla osoby fizycznej i firmy.

Do otwarcia konta w banku potrzebujemy dokumenty firmy i dowód osobisty. Niektóre banki mogą jeszcze poprosić o potwierdzenie adresu spółki lub inne dokumenty uwiarygadniające (jest to powszechna praktyka w UK). Należy pamiętać, aby przed udaniem się do banku, umówić spotkanie z doradcą biznesowym w konkretnej placówce, ponieważ w UK nie każda placówka banku posiada doradców biznesowych i często spotkanie trzeba umawiać z wyprzedzeniem.

Do dyspozycji firm i osób fizycznych są również konta, które można otworzyć bez wizyty w banku. Oferują one normalne rachunki z kartą bankomatową oraz bankowością on-line. Do otwarcia takiego konta potrzeba te same dokumenty co w przypadku zwykłego konta, jednak nie trzeba iść osobiście do banku a wystarczy jedynie wszystkie wysłać przez Internet, co znacznie ułatwia sprawę osobom słabo znającym język angielski. Nasze biuro rachunkowe również oferuje pomoc w wypełnieniu dokumentów niezbędnych do otwarcia konta bankowego.

Firmy korzystające z usługi wirtualnego biura powinny wskazać we wniosku adres, pod którym jest wykonywana działalność w UK (rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności w UK).

Konto bankowe spółka może również posiadać w dowolnym innym kraju (np. do obsługi płatności od klientów z danego kraju), należy jednak pamiętać, że aby otworzyć konto bankowe spółki mającej siedzibę w UK, trzeba wpierw wyrobić Apostille czyli notarialne poświadczenie dokumentów firmy.

 

Rejestracja do VAT

Żadna nowopowstała firma nie jest płatnikiem podatku VAT, ponieważ rejestracja ciąży jedynie na firmach, których roczny przychód przekroczył 83 000 GBP. Nie oznacza to jednak, że nie można dobrowolnie zarejestrować się do VAT. Firmy, które mają dużo kosztów, powinny się zastanowić nad rejestracją, gdyż będą mogły odliczyć VAT od kupowanych towarów i usług. Do VAT powinny się zarejestrować firmy, które kupują towary i sprzedają towary w Unii  Europejskiej. Bycie czynnym podatnikiem VAT UE pozwoli takim firmom na nabywanie towarów z innych krajów ze stawką VAT 0% oraz sprzedawaniem ich poza UK z taką samą stawką.

Niestety rejestracja do VAT w UK nie jest prosta. Urząd niechętnie rejestruje firmy, które nie przekroczyły progu zwolnienia podmiotowego. Często po złożeniu wniosku należy udowodnić urzędowi, że firma faktycznie potrzebuje być VAT-owcem (urząd może poprosić np. o faktury nabycia lub zbycia towarów poza UK, dokumenty potwierdzające miejsce prowadzenia działalności itp.).

W przypadku niedostarczenia wystarczających dokumentów, urząd może odmówić rejestracji firmy do VAT. Najczęściej jednak do rejestracji dochodzi, choć cały proces potrafi trwać kilka miesięcy, a pomimo tego rejestracja jest dokonywana często z dniem określonym we wniosku.

Po rejestracji, firma będzie musiała się rozliczać z VAT co kwartał.

Biuro rachunkowe przygotowuje i wysyła do urzędu wniosek o rejestrację do VAT na prośbę Klienta. Firmy, korzystające z usługi wirtualnego biura, powinny wskazać we wniosku adres, pod którym jest wykonywana działalność w UK (rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności w UK).

 

Podatki i ubezpieczenia

„Na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki” mawiał Benjamin Franklin, a my dodajemy do tego jeszcze składki na ubezpieczenie.

Podatki od LTD

Spółka płaci podatek CIT od dochodu, który osiągnęła w danym roku. Płatny jest on po zakończonym roku podatkowym i wynosi 20 % (w kolejnych latach ma być zmniejszony do 17 % a mówi się również o podatku zdecydowanie poniżej 15% ). Spółka nie posiada żadnych kwot zwolnionych. Spółka sama za siebie nie płaci również składek na ubezpieczenie.

Podatek od osób fizycznych:

Dochody osób fizycznych w przeciwieństwie do LTD posiadają zwolnienia:

11 000 GBP (w roku podatkowym 2016/2017) wynosi zwolnienie z podatku

Składki na ubezpieczenie:

8060 GBP (w roku podatkowym 2016/2017) wynosi zwolnienie z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenie.

Aktualne wskaźniki obowiązujące w danym roku podatkowym znajdą Państwo pod adresem: http://www.ducers.pl/aktualne-wskazniki-uk-anglia.html

Dla przykładu: jeśli pracownik LTD zarobi w roku podatkowym 8000 GBP, to ani on ani LTD nie zapłacą od tej kwoty podatku (ponieważ dochód jest poniżej 11 000 GBP) i składek na ubezpieczenie ponieważ dochód jest poniżej 8060 GBP ). W praktyce od wypłaconego wynagrodzenia 8000 GBP spółka nie zapłaci żadnego podatku, ponieważ to wynagrodzenie jest dla spółki kosztem. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy dochód pracownika nie przekroczy 8060 GBP w ciągu roku, to rok ten nie będzie się liczył do emerytury.

UWAGI:

Jeśli firma prowadzi działalność poza UK, powinna upewnić się czy w krajach, w których prowadzi działalność nie powstaje tzw. „zakład” powodujący obowiązek rozliczania się z podatku w kraju, w którym powstał.

Pojęcie zakładu określa art. 5 Umowy o Unikaniu Podwójnego Opodatkowania:

Artykuł 5

Zakład

1. W rozumieniu niniejszej Konwencji, określenie "zakład" oznacza stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa.

2. Określenie "zakład" obejmuje w szczególności:

a) siedzibę zarządu,

b) filię,

c) biuro,

d) fabrykę,

e) warsztat,

f) kopalnię, źródło ropy naftowej lub gazu, kamieniołom, albo każde inne miejsce wydobywania zasobów naturalnych.

3. Plac budowy albo prace budowlane lub instalacyjne stanowią zakład tylko wtedy, jeżeli trwają dłużej niż dwanaście miesięcy.

4. Bez względu na poprzednie postanowienia niniejszego artykułu, określenie "zakład" nie obejmuje:

a) użytkowania placówek, które służą wyłącznie do składowania, wystawiania lub dostawy dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa;

b) utrzymywania zapasów dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa wyłącznie w celu składowania, wystawiania lub wydawania;

c) utrzymywania zapasów dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa wyłącznie w celu przerobu przez inne przedsiębiorstwo;

d) utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu zakupu dóbr lub towarów albo w celu zbierania informacji dla przedsiębiorstwa;

e) utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu prowadzenia dla przedsiębiorstwa jakiejkolwiek innej działalności o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym;

f) utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu łącznego prowadzenia którychkolwiek rodzajów działalności, o których mowa w punktach od a) do e) niniejszego ustępu, pod warunkiem jednak, że całkowita działalność tej placówki, wynikająca z takiego połączenia rodzajów działalności ma charakter przygotowawczy lub pomocniczy.

5. Bez względu na postanowienia ustępów 1 i 2 niniejszego artykułu, jeżeli osoba - z wyjątkiem niezależnego przedstawiciela, o którym mowa w ustępie 6 niniejszego artykułu - działa w imieniu przedsiębiorstwa oraz posiada i zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów w imieniu przedsiębiorstwa w Umawiającym się Państwie, to uważa się, że przedsiębiorstwo to posiada w tym Państwie zakład w zakresie każdego rodzaju działalności, którą osoba ta podejmuje dla przedsiębiorstwa, chyba że czynności wykonywane przez tę osobę ograniczają się do rodzajów działalności wymienionych w ustępie 4 niniejszego artykułu, które gdyby były wykonywane za pośrednictwem stałej placówki, nie powodowałyby uznania tej placówki za zakład na podstawie postanowień tego ustępu.

6. Nie uważa się, że przedsiębiorstwo posiada zakład w Umawiającym się Państwie tylko z tego powodu, że podejmuje ono w tym Państwie czynności za pośrednictwem maklera, generalnego komisanta albo jakiegokolwiek innego niezależnego przedstawiciela, pod warunkiem, że te osoby działają w ramach swojej zwykłej działalności.

7. Fakt, że spółka mająca siedzibę w Umawiającym się Państwie kontroluje lub jest kontrolowana przez spółkę, która ma siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie, albo która prowadzi działalność w tym drugim Państwie (przez posiadany tam zakład albo w inny sposób), nie wystarcza, aby którąkolwiek z tych spółek uważać za zakład drugiej spółki.

Zachęcamy Państwa do zapoznania się z pełną treścią Umowy, która znajduje się pod adresem: http://www.ducers.pl/umowa-o-unikaniu-podwojnego-opodatkowania-z-wielka-brytania.html

Obowiązuje generalna zasada, że firma prowadzona i zarządzana w UK zawsze rozlicza się w UK, nawet jeśli z UK sprzedaje swoje towary lub usługi do innych krajów.

Ta sama zasada dotyczy pracownika. Pracownik, który pracę wykonuje na terenie UK, płaci podatki i ubezpieczenia w UK.

 

Prowadzenie działalności

Firma już zarejestrowana a kwestie podatkowe wyjaśnione, czas więc rozpocząć prowadzenie działalności.

Temat ten jest bardzo szeroki, dlatego omówimy go w dużym skrócie. Prosimy jednak o zadawanie pytań, abyśmy mogli rozszerzyć naszą publikację, jak również FAQ, który znajdą Państwo pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza/najczestsze-pytania-faq.html

Państwa firma może prowadzić dowolną działalność, która nie jest regulowana (nie wymaga pozwoleń lub licencji). Większość działalności nie wymaga pozwoleń. Najczęściej regulowane są, podobnie jak w innych krajach, działalności związane z bankowością, finansami, medycyną itd.

Firma nie ma ograniczeń w zakresie doboru klientów. Oznacza to, że może swoje usługi lub towary sprzedawać dowolnym firmom lub osobom fizycznym w UK i na całym świecie.

Należy pamiętać, że cała sprzedaż firmy, powinna być ujęta w rozliczeniu rocznym. Również ponoszone przez firmę koszty powinny być wykazane w rozliczeniu. W przypadku nabycia usług niematerialnych, poza fakturą zakupu, powinno się zachować inne dowody (korespondencję z kontrahentem, umowy, kalkulacje itd.) potwierdzające wykonanie usługi. Jest to ważne, ponieważ usługi niematerialne (np. konsultacje lub porady) nie pozostawiają trwałego śladu potwierdzającego ich wykonanie, dlatego dobrze jest zachować całą dokumentację powstałą przed i w trakcie realizacji takiej usługi, aby uniknąć posądzenia, że kupiło się tzw. „fakturę kosztową ”, za którą nie stała żadna faktyczna usługa  (sprzedawanie i kupowanie fikcyjnych kosztów jest w UK, podobnie jak w innych krajach, nielegalne).

Za swoje usługi /  towary, firma powinna wystawić kontrahentowi fakturę (invoice). Wzór faktury znajdą Państwo Klikając tutaj

Wszelkie dokumenty związane z działalnością (faktury zakupowe i sprzedażowe, umowy, wyciągi bankowe itd…) firma powinna przechowywać  przez okres 5 lat.

Firma może w koszty wliczyć wszelkie wydatki, które miały związek z działalnością. Jeśli firma posiada samochód (własność, leasing, kredyt, wynajem lub użyczenie ), może również rozliczać koszty związane z jego amortyzacją oraz koszty paliwa.

Planując rozpoczęcie działalności, powinno się zabezpieczyć środki, które będą firmie potrzebne na początku działalności. Może się okazać, że spółka na początku będzie musiała ponosić koszty, a pierwsze przychody pojawią się dopiero po pewnym czasie. W takim przypadku spółka może działać w oparciu o środki stanowiące kapitał zakładowy lub pożyczki zewnętrzne. Mało prawdopodobne jest, aby firma na początku działalności otrzymała kredyt w banku, dlatego pożyczki najczęściej pochodzą od innych firm lub dyrektora albo udziałowców. Należy pamiętać, że pożyczka musi zostać rozliczona, gdy już firma zacznie zarabiać.  

W przypadku LTD istotny jest również fakt, że udziałowiec / dyrektor nie może z zysków spółki regulować prywatnych wydatków. Zyski LTD stają się własnością udziałowca dopiero po wypłacie dywidendy.

 

Współpraca z biurem rachunkowym

Podpisanie umowy

Z usług naszego biura rachunkowego możecie Państwo skorzystać na 2 sposoby: bez umowy oraz podpisując umowę na pakiet księgowy Premium. Poniżej znajduje się krótki opis obu możliwości:

Usługi bez umowy

Z tej opcji może skorzystać każdy Klient. Każda usługa ma podaną cenę i Klienci mogą swobodnie wybierać, z której chcą skorzystać.

Zalety:

- Brak konieczności podpisywania umowy

- Korzystanie tylko z wybranych usług

Wady:

- Ceny usług bez umowy są droższe niż w pakiecie Premium

Usługi w pakiecie Premium

Jest to pakiet stworzony z myślą o Klientach, którzy cenią wygodę i niskie ceny. Korzystając z pakietu Premium macie Państwo pewność, że w ciągu roku nie zaskoczą Was niespodziewane wydatki, ponieważ większość usług jest w pakiecie świadczona bez opłat. Opłaty za rozliczenia rozłożone są na 12 miesięcy, dlatego co miesiąc płacicie Państwo niską opłatę za księgowość i łatwo możecie zaplanować firmowy budżet. W ciągu roku pakiet Premium kosztuje o 50 % taniej w porównaniu z korzystaniem z usług bez umowy. Dodatkowym atutem jest obniżona cena pakietu Premium.

Zalety:

- Niskie opłaty w porównaniu z korzystaniem bez umowy

- Stała, niska miesięczna opłata

- Brak niespodziewanych kosztów w ciągu roku

- Umowa na czas nieokreślony bez kary umownej za jej rozwiązanie

- Wiele bezpłatnych usług dodatkowych

- Bezpłatne doradztwo podatkowe

I wiele innych…

W ciągu roku nasze biuro rachunkowe przygotowuje dla Klientów szereg różnego rodzaju rozliczeń. Zaliczamy do nich rozliczenie podatkowe spółki, rozliczenia miesięczne i roczne pracowników, sprawozdania do Companies House, rozliczenia VAT itp…

Ważne jest, aby współpraca na linii firma – biuro rachunkowe przebiegała w prawidłowy sposób.

Należy pamiętać, że za niezłożenie rozliczenia lub złożenie po terminie, urząd nalicza karę. Kara ta jest często rosnąca proporcjonalnie do czasu spóźnienia.

Nasze biuro rachunkowe stara się robić wszystko, aby rozliczenia były przygotowane w prawidłowy sposób i wysłane do urzędu przed terminem.

Klient odpowiednio wcześnie (np. kilka tygodni w przypadku rozliczenia rocznego) otrzymuje z księgowości informację, że zbliża się termin rozliczenia. W mailu poza informacjami o okresie rozliczenia oraz jego terminie znajduje się również lista informacji, które należy do nas przysłać abyśmy mogli przygotować i wysłać rozliczenie.

Bardzo prosimy, aby nie czekać na ostatnią chwilę z rozliczeniem. Nie gwarantujemy, że uda nam się w terminie przygotować i złożyć rozliczenie, jeśli informacje potrzebne do jego wykonania otrzymamy mniej niz 7 dni przed terminem.

Biuro rachunkowe należy informować o wszelkich zmianach dotyczących firmy lub pracowników (np. zmiana adresu zamieszkania pracownika).

Do końca każdego miesiąca należy przesłać do nas email z informacją dotyczącą wysokości wynagrodzeń pracowników w danym miesiącu. W przypadku gdy nie otrzymamy takich informacji, uznajemy, że nic od ostatniego miesiąca się nie zmieniło i przygotowujemy rozliczenie w oparciu o ostatnie posiadane parametry. Bezwzględnie należy nas również informować jeśli zmienia się forma wypłaty wynagrodzenia (np. z gotówki na przelew).

Generalnie rzecz ujmując, o wszystkich zmianach dotyczących firmy i pracowników, muszą Państwo informować biuro rachunkowe z odpowiednim wyprzedzeniem, aby przygotowane przez nas rozliczenia nie zawierały błędów.

Rozliczenie roczne firmy

Abyśmy mogli przygotować rozliczenie roczne w terminie, musimy otrzymać od Klienta dane do rozliczenia nie później niż 7 dni przed końcem terminu rozliczenia. W przypadku dostarczenia danych do rozliczenia w okresie późniejszym, biuro rachunkowe nie gwarantuje, że rozliczenie zostanie przygotowane i złożone w terminie. W przypadku dostarczenia danych do rozliczenia w okresie krótszym niż 7 dni ale powyżej 24 godzin istnieje możliwość wykonania rozliczenia przyspieszonego. Rozliczenie taksie jest dodatkowo płatne.

W przypadku złożenia rozliczenia po terminie, urząd nalicza kary zależne od okresu opóźnienia:
- do miesiąca kara wynosi 150 GBP
- do 3 miesięcy 375 GBP
- do 6 miesięcy 750 GBP

- powyżej 6 miesięcy 1500 GBP

Jeśli opóźnienie wynika, z któregoś z poniższych powodów, możliwe jest wysłanie odwołania do urzędu:

1) Śmierć /choroba bliskiej osoby, choroba dyrektora spółki
2) Pobyt w szpitalu dyrektora
3) Awaria komputera, wirus
4) Pożar lub inna katastrofa
5) Spółka jest w trakcie zamykania

Przygotowanie odwołania jest płatne ( cena obejmuje jedynie przesłanie wniosku. Nie gwarantujemy, że urząd zaakceptuje Państwa odwołanie ). W przypadku konieczności wykonania korekty zeznania podatkowego, zostanie naliczona opłata dodatkowa.

 

Przypominamy również, że dane wskazane w rozliczeniu muszą być zgodne z prawdą. Rozliczenie ma charakter jawny a dyrektor ponosi odpowiedzialność za autentyczność danych przekazanych do biura rachunkowego.

Firma zobowiązana jest do przechowywania całości dokumentacji finansowej ( faktury, umowy, rozliczenia itp… )

Informowanie o zmianach

Co roku, gdy zmieniają się progi podatkowe i ubezpieczeniowe, wysyłamy do Państwa informacje, jednak zachęcamy Państwa również, abyście śledzili informacje, które publikujemy w naszej bazie wiedzy. Jest to największa baza informacji dla przedsiębiorców prowadzących firmy w UK dostępna w języku polskim.

Znajdziecie w niej Państwo aktualne wskaźniki oraz odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Zachęcamy również do zadawania nam pytań, abyśmy mogli rozwijać naszą bazę.

Bazę wiedzy znajdą Państwo pod adresem: http://www.ducers.pl/oferta/baza.html

 

Aktualizacja dnia 20.04.2016 r.